Veranstaltungen

Im Rückblick auf den Impulsvortrag zur Digitalen Transformation an der Universität Köln, der von Prof. Wesner gehalten wurde, wurden einige wichtige Punkte angesprochen. Zunächst wurde eine klare Abgrenzung zwischen Digitalisierung und Digitaler Transformation vorgenommen. Dies ist von Bedeutung, um Missverständnisse zu vermeiden und ein gemeinsames Verständnis zu schaffen.

Ein weiterer zentraler Aspekt ist die Balance zwischen Standardisierung und besonderen Anforderungen. Bei der Digitalen Transformation ist es entscheidend, einen Mittelweg zu finden, der sowohl die Vorteile der Standardisierung nutzt als auch auf die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse eingeht. Eine starre Standardisierung kann die Agilität und Innovationsfähigkeit beeinträchtigen, während eine zu große Anpassungsfähigkeit zu ineffizienten Prozessen führen kann.

Die Digitale Transformation sollte als ein fortlaufender Prozess verstanden werden, der von der Fachlichkeit ausgeht. Es reicht nicht aus, einfach neue Technologien einzuführen. Vielmehr müssen die spezifischen Anforderungen und Ziele der jeweiligen Fachbereiche berücksichtigt werden, um die Digitale Transformation erfolgreich umzusetzen.

Obwohl Informationstechnologie (IT) zweifellos eine wichtige Rolle bei der Digitalen Transformation spielt, ist es wichtig zu betonen, dass IT zwar cool, aber nicht magisch ist. Eine erfolgreiche Umsetzung erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Fachwissen und IT-Kenntnissen. Das Fachwissen stellt die Anforderungen und Ziele bereit, während die IT-Kenntnisse die technische Umsetzung ermöglichen. Nur durch eine kooperative Zusammenarbeit kann das volle Potenzial der Digitalen Transformation ausgeschöpft werden.

Ein weiterer Schwerpunkt des Vortrags war die Transparenz über IT-Anwendungen und deren Einsatz durch das Enterprise Architecture Management. Eine klare Sicht auf die bestehenden IT-Systeme, ihre Funktionen und ihre Wechselwirkungen ist von entscheidender Bedeutung, um die Digitale Transformation effizient zu gestalten. Das Enterprise Architecture Management hilft dabei, die Komplexität zu beherrschen und die strategische Ausrichtung der IT-Systeme sicherzustellen.

Zusätzlich wurden die Notwendigkeit von Abstimmungsprozessen für die IT-Strategie und den Bedarf betont. Eine klare Definition der IT-Service-Angebote und ein Überwachungssystem für Abhängigkeiten sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass die IT-Strategie den tatsächlichen Bedarf erfüllt. Dies ermöglicht eine effektive Ressourcennutzung und unterstützt die Digitalisierung der Geschäftsprozesse.

Der Impulsvortrag zur Digitalen Transformation an der Universität Köln hat wichtige Erkenntnisse und Empfehlungen vermittelt. Es wird deutlich, dass die Digitale Transformation ein fortlaufender Prozess ist, der auf Fachlichkeit basiert und eine enge Zusammenarbeit von Fachwissen und IT-Kenntnissen erfordert. Transparenz über IT-Anwendungen und klare Abstimmungsprozesse sind wesentliche Bausteine für eine erfolgreiche Umsetzung. Durch die Berücksichtigung dieser Punkte können Organisationen die Chancen der Digitalen Transformation effektiv nutzen und sich nachhaltig weiterentwickeln.

Im Rahmen des Vortrags zum Status des Multiprojektmanagements (MPM) und des Updates der Roadmap „Digitale Verwaltung“ an der Universität zu Köln wurden verschiedene Themen behandelt. Ein zentraler Aspekt war der Einsatz standardisierter Methoden und Instrumente als Grundlage für ein professionelles MPM in der Verwaltung.

Zu Beginn wurden die Teilnehmer:innen über die Roadmap informiert, die zur Umsetzung des EGovG/OZG (E-Government-Gesetz/Onlinezugangsgesetz) sowie der spezifischen Anforderungen der Universität entwickelt wurde. Dabei lag der Fokus darauf, den Fortschritt bei der Digitalisierung der Verwaltungsprozesse aufzuzeigen.

Ein weiterer wichtiger Punkt des Vortrags war die Überführung der Roadmap-Projekte in das MPM. Hier wurde ein Überblick über die verschiedenen Projekte gegeben und deren Fortschritt sowie Herausforderungen diskutiert. Die Integration der Projekte in das MPM ermöglicht eine bessere Koordination und Steuerung, um die gesetzten Ziele effizienter zu erreichen.

Im Rahmen des Rückblicks wurden auch die Herausforderungen des MPM und der Roadmap diskutiert. Dabei wurde insbesondere die Erhöhung der Projektfähigkeit hervorgehoben, um die Effektivität und Qualität der Projekte sicherzustellen. Die Nutzung einheitlicher Standards im Projektmanagement spielte dabei eine zentrale Rolle. Zudem wurden Strukturfragen der IT-Organisation angesprochen, um eine optimale Unterstützung des MPM zu gewährleisten.

Abschließend wurde ein Ausblick gegeben, wie das MPM weiterentwickelt werden kann. Dabei lag der Fokus auf der kontinuierlichen Verbesserung der Projektfähigkeit und der Nutzung einheitlicher Standards. Zudem wurden Strukturfragen der IT-Organisation als wichtiger Aspekt für eine effiziente Umsetzung des MPM genannt.

Der Vortrag zum Status des MPM und dem Update der Roadmap „Digitale Verwaltung“ an der Universität zu Köln bot einen umfassenden Überblick über die Fortschritte, Herausforderungen und zukünftigen Entwicklungen im Bereich des MPM.

Im Rahmen des Vortrags zur Projektvorstellung der „Einführung E-Studierendenakte an der UzK (DMS-Projekt)“ wurden wichtige Aspekte und Entwicklungen vorgestellt. Zunächst wurde die Begriffsdefinition der E-Studierendenakte (E-STU) erläutert, welche als zentrale Plattform zur Verwaltung und Aufbewahrung von Studierendendaten dient. Es wurde betont, dass die E-STU das bewährte digitale Fachverfahren „KLIPS“ ergänzt und nicht ersetzt, so dass KLIPS weiterhin das führende System im Campusmanagement bleibt.

Die Vision und der Nutzen der E-Studierendenakte wurden im Vortrag hervorgehoben. Die Einführung dieses Systems zielt darauf ab, Verwaltungsprozesse zu optimieren und einen effizienten Zugriff auf Studierendendaten zu ermöglichen. Sowohl Studierende als auch Mitarbeiter:innen der Universität sollen von einem verbesserten Informationsaustausch und einer Einsparung von Zeit und Ressourcen profitieren.

Der Vortrag präsentierte auch den konkreten Ansatz für die Einführung der E-Studierendenakte an der UzK. Hierbei wurde betont, dass das Projekt auf Teamwork basiert und ein strukturiertes Vorgehen implementiert wurde, um eine reibungslose Implementierung sicherzustellen. Zudem fand eine Live-Demo statt, in der den interessierten Teilnehmenden die Funktionalitäten und der praktische Nutzen der E-STU vorgeführt wurden.

Der Rückblick auf den Vortrag verdeutlichte, dass die Universität zu Köln mit der Einführung der E-Studierendenakte einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung in der Verwaltung unternommen hat. Die E-STU ergänzt das bestehende System KLIPS und bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Studierende und Mitarbeiter:innen. Durch das Teamwork, das strukturierte Vorgehen und die Live-Demo wurde ein fundierter Einblick in die Einführung der E-Studierendenakte an der UzK geboten.

Im Vortrag zur Projektvorstellung „Employee Self-Services für Personalstammdaten mit SAP Fiori Apps“ wurden bedeutende Fortschritte und Entwicklungen präsentiert. Die Einführung von Employee Self-Services für Personalstammdaten stand im Fokus, wobei das SAP-System um SAP Fiori Apps erweitert wurde.

Der aktuelle Entwicklungsstand des Fiori-Systems wurde anhand von Screenshots aus dem System präsentiert. Diese Einblicke verdeutlichten, wie die neuen Apps das Benutzererlebnis verbessern und den Mitarbeitenden ermöglichen, ihre eigenen Personalstammdaten einfach und effizient zu verwalten.

Ein zentraler Aspekt des Vortrags war die Vorstellung der Vorteile und des Nutzens des Projekts. Durch die Einführung von Employee Self-Services und den Einsatz der Fiori-Apps profitieren sowohl Mitarbeitende als auch die Personalabteilung. Mitarbeitende erhalten mehr Kontrolle über ihre eigenen Daten und können diese schnell und unkompliziert aktualisieren, während die Personalabteilung entlastet wird und weniger administrative Aufgaben hat.

Der Vortrag endete mit einem Ausblick auf die nächsten Schritte des Projekts. Es wurde betont, dass das Team weiterhin engagiert daran arbeitet, das System zu optimieren und die Funktionalitäten zu erweitern. Zukünftige Entwicklungen werden darauf abzielen, zusätzliche Self-Service-Möglichkeiten anzubieten und das Fiori-System weiter anzupassen, um den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht zu werden.

Der Rückblick auf den Vortrag verdeutlichte, dass die Einführung von Employee Self-Services für Personalstammdaten mit SAP Fiori Apps einen bedeutenden Fortschritt für die Personalverwaltung darstellt. Durch die erweiterten Möglichkeiten des Fiori-Systems profitieren Mitarbeitende und die Personalabteilung gleichermaßen. Die Präsentation der aktuellen Entwicklungen und der Ausblick auf die nächsten Schritte zeigten das Engagement des Projekts, das Benutzererlebnis kontinuierlich zu verbessern und die Effizienz in der Personalverwaltung zu steigern.

Im Rahmen des Vortrags zur Projektvorstellung „Digitalisierung des Berufungsmanagements“ an der Universität zu Köln wurde die Notwendigkeit eines digitalen Berufungsmanagements ausführlich erläutert. Es wurde betont, dass eine effiziente und transparente Verwaltung der Berufungsverfahren von großer Bedeutung für die Universität ist.

Im Anschluss wurden die verschiedenen Projektphasen vorgestellt, die im Zuge der Digitalisierung des Berufungsmanagements durchlaufen werden. Diese beinhalten unter anderem die Anforderungserhebung, um die Bedürfnisse und Anforderungen aller Beteiligten zu erfassen. Des Weiteren wurde die Marksichtung hervorgehoben, bei der geeignete Kandidat:innen identifiziert und bewertet werden.

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Konzeption, bei der die grundlegenden Strukturen und Abläufe des digitalen Berufungsmanagements entworfen werden. Anschließend folgt die Beschaffung einer Software oder die Entwicklung der erforderlichen technischen Lösungen, um das Projekt umzusetzen.

Die Implementierung des digitalen Berufungsmanagements wurde ebenfalls präsentiert. Dabei werden die entwickelten Systeme und Prozesse in die bestehende Infrastruktur integriert und getestet, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Ein besonderes Augenmerk wurde auf die Kommunikation gelegt, da eine umfassende Information und Schulung aller beteiligten Personen essenziell für den Erfolg der digitalen Transformation ist.

Zusätzlich wurde den Zuhörer:innen ein Zeitplan präsentiert, der die einzelnen Projektphasen und Meilensteine zeigt. Dies ermöglicht eine transparente Planung und einen Überblick über den Fortschritt des Projekts.

Insgesamt lieferte der Vortrag zur Projektvorstellung „Digitalisierung des Berufungsmanagements“ an der Universität zu Köln einen umfassenden Einblick in die geplanten Schritte und den Zeitplan für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts.